ANALISA TATA KELOLA E-GOVERNMENT PEMERINTAH KOTA SALATIGA MENGGUNAKAN FRAMEWORK COBIT 5 DOMAIN APO

Please download to get full document.

View again

of 9
5 views
All materials on our website are shared by users. If you have any questions about copyright issues, please report us to resolve them. We are always happy to assist you.

Download

Document Related
Document Description
ANALISA TATA KELOLA E-GOVERNMENT PEMERINTAH KOTA SALATIGA MENGGUNAKAN FRAMEWORK COBIT 5 DOMAIN APO Ulfa Sa diyah 1, Augie David Manuputty 2 1,2 Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi,
Document Share
Document Transcript
ANALISA TATA KELOLA E-GOVERNMENT PEMERINTAH KOTA SALATIGA MENGGUNAKAN FRAMEWORK COBIT 5 DOMAIN APO Ulfa Sa diyah 1, Augie David Manuputty 2 1,2 Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Kristen Satya Wacana Jl. Diponegoro Salatiga ABSTRAKS Pemerintah Kota Salatiga telah melakukan implementasi e-government, tiap Organisasi Perangkat Daerah (OPD) sudah memanfaatkan teknologi informasi untuk berbagai macam kegiatan. Namun, masih terdapat permasalahan dari berbagai aspek yang mengindikasikan bahwa implementasi e-government belum optimal. Dibutuhkan upaya untuk menilai keselarasan tujuan teknologi informasi dan tujuan bisnis Pemerintah Kota Salatiga sebagai acuan untuk mengukur kematangan tata kelola e-government. Penelitian ini menilai penerapan teknologi informasi berdasarkan framework COBIT 5 pada domain APO (Align, Plan and Organize) untuk mengetahui tingkat kematangan perencanaan e-government di Pemerintah Kota Salatiga. Hasil yang didapatkan dari penelitian ini adalah tingkat kematangan atau kapabilitas tiap IT Process terpilih pada domain APO yang menggambarkan kondisi e-government Pemerintah Kota saat ini. Kata Kunci: COBIT 5, Tata Kelola, E-Government 1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Era globalisasi, kemajuan teknologi informasi (TI) serta peningkatan kinerja pada sektor swasta menyebabkan terjadinya tekanan dari masyarakat agar pemerintah memperbaiki kinerja dengan memanfaatkan teknologi informasi. Masyarakat menuntut pelayanan publik yang dapat diandalkan, terpercaya dan mudah dijangkau serta menginginkan terdengarnya aspirasi mereka oleh pemerintah. Tuntutan tersebut dijawab oleh Pemerintah Indonesia melalui berbagai peraturan dan kebijakan, salah satunya yaitu Instruksi Presiden Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e-government. Pemerintahan Joko Widodo menempatkan e-government sebagai landasan dari Sembilan Agenda Prioritas (Nawa Cita) pada agenda nomor 2, yaitu membangun transparansi tata kelola pemerintahan, reformasi birokrasi dan pelayanan publik. Selaras dengan pemerintah pusat, Pemerintah Kota Salatiga juga telah melakukan implementasi e- Government. Masing masing Organisasi Perangkat Daerah (OPD) sudah memanfaatkan TIK dalam berbagai aktivitas pemerintahan. Telah ditetapkan pula lembaga yang berfungsi mengelola e-government yaitu Dinas Komunikasi dan Informatika. Namun implementasi e-government di Pemerintah Kota Salatiga belum optimal. Dalam implementasi e-government, masih terdapat permasalahan seperti penempatan Pranata Komputer pada unit kerja dengan tujuan pokok dan fungsi yang tidak sesuai dengan kemampuan dan keahlian. Seperti yang terjadi pada salah satu unit OPD yang menempatkan Pranata Komputer sebagai bendahara. Masalah lainnya adalah belum terdapat data center yang digunakan secara bersama sama, sistem informasi yang dikembangkan oleh OPD menggunakan basis data masing masing. Dapat dikatakan bahwa data yang ada belum terintegrasi, sehingga timbul redundansi dan inkonsistensi data. Seperti yang terjadi pada data kepegawaian, data kepegawaian yang dimiliki Badan Keuangan Daerah (BKD) tidak sesuai dengan yang ada di Badan Kepegawaian dan Pendidikan dan Pelatihan Daerah (BKDiklatda). Agar sumber daya TI yang diinvestasikan optimal, perlu adanya strategi yang tepat. Strategi e-government yang disusun harus selaras dengan Visi - Misi Kota Salatiga, sehingga keberadaan TI mampu mendukung pencapaian tujuan Pemerintah Kota secara langsung maupun melalui dukungan terhadap aktivitas operasional. Selain itu, penyelerasan tujuan TI dan tujuan bisnis mengindikasikan bahwa organisasi telah menerapkan tata kelola TI. Berbagai kerangka kerja telah tersedia untuk membantu penyelerasan tujuan TI dan tujuan organisasi yang terhimpun dalam kerangka besar, yaitu tata kelola TI. Salah satu kerangka kerja tersebut adalah Control Objectives for Information and Related Technology (COBIT) versi 5. Domain pada COBIT 5 yang menjelaskan tentang penyelerasan tujuan TI dan bisnis serta perencanaan dan pengorganisasian sumber daya TI adalah domain Align, Plan, Organize (APO). Berdasarkan hal terebut, maka dilakukan analisa terhadap kematangan strategi implementasi e-government di Pemerintah Kota Salatiga menggunakan COBIT 5 pada domain APO. Dengan analisa tersebut, diharapkan dapat memberikan gambaran kondisi e-government saat ini agar menjadi masukan bagi Pemerintah Kota Salatiga khususnya Dinas Komunikasi dan Informatika selaku pengelola e-government untuk mengoptimalkan investasi sumber daya TI sehingga dapat meningkatkan kualitas pelayanan publik dan mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik (good governance). 147 1.2 Tinjauan Pustaka E-Government E-Government merupakan suatu mekanisme interaksi baru (modern) antara pemerintah dengan masyarakat dan kalangan lain yang berkepentingan (stakeholder); dimana melibatkan penggunaan teknologi informasi (terutama internet); dengan tujuan memperbaiki mutu (kualitas) pelayanan publik. Di dalam e- Government dikenal empat tipe relasi, yaitu G2C (government to citizen), G2B (government to business), G2G (government to government), dan G2E (government to employee) (Indrajit, 2006). Pada Instruksi Presiden Nomor 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan E- Government disebutkan bahwa pemanfaatan teknologi informasi mencakup dua aktivitas yang berkaitan, yaitu pengolahan data, pengelolaan informasi, sistem manajemen dan proses kerja secara elektronis; serta pemanfaatan kemajuan teknologi informasi agar pelayanan publik dapat diakses secara mudah dan murah oleh masyarakat di seluruh wilayah Negara. (Indonesia, 2003) COBIT 5 Control Objective for Information and Related Technology (COBIT) merupakan sekumpulan dokumentasi dan panduan yang mengarahkan pada IT Governance yang dapat membantu auditor, manajemen, dan pengguna (user) untuk menjembatani pemisah antara model kendali bisnis dan model kendali teknologi informasi (TI). COBIT dikembangkan pertama kali pada tahun 1996 oleh IT Governance Institute (ITGI) yang merupakan bagian dari Information Systems Audit and Control Association (ISACA) (Noorhasanah, 2015). COBIT 5 process assessment model (PAM) adalah model dua dimensi yang terdiri dari dimensi proses dan dimensi kapabilitas. COBIT 5 PAM sesuai dengan syarat ISO/IEC untuk sebuah model penilaian proses dan dapat digunakan sebagai dasar untuk melaksanakan sebuah penilaian kapabilitas dari tiap proses COBIT 5. Dimensi proses menggunakan process reference model (PRM), terdiri dari 37 proses yang mendeskripsikan sebuah siklus untuk tata kelola dan manajemen TI organisasi. Dimensi kapabilitas menyediakan sebuah pengukuran kapabilitas proses, terdiri dari enam tingkat kapabilitas dan sembilan atribut proses (ITGI, 2012). Kapabilitas pada tiap penilaian proses dinyatakan dalam tingkat kapabilitas (process capability level) dari 0 sampai 5, seperti pada Tabel 1. Setiap tingkat kapabilitas proses selaras dengan situasi proses. Tabel 1. Process Capability Level Tingkat Kapabilitas 0 (Incomplete) Proses tidak diterapkan atau tujuan proses gagal dicapai. 1 (Performed) Proses sudah diterapkan dan mencapai tujuan prosesnya. 2 (Managed) Proses sudah diterapkan dan dikelola (direncanakan, dimonitor dan disesuaikan) serta work product ditetapkan, dikendalikan dan dipelihara secara tepat. 3 (Established) Proses yang dikelola sekarang diterapkan dengan menggunakan proses yang didefinisikan yang mampu mencapai hasil prosesnya. 4 (Predictable) Proses yang telah mapan sekarang beroperasi dalam batasan yang ditetapkan untuk mencapai hasil prosesnya. 5 (Optimizing) Proses yang dapat diprediksi terus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis saat ini dan yang diproyeksikan. Dalam COBIT PAM, ukuran kapabilitas didasarkan pada sembilan processes attributes yang didefinisikan dalam ISO / IEC Setiap atribut berlaku untuk kapabilitas proses tertentu. Atribut proses digunakan untuk menentukan apakah sebuah proses telah mencapai kemampuan tertentu (ITGI, 2012). Tabel 2. Rating Scale Notasi Indikator Pencapaian N Not achieved Pencapaian 0 15 % P Partially achieved Pencapaian 15% - 50% L Largely achieved Pencapaian 50% - 85% F Fully achieved Pencapaian 85% - 100% Assessment indicators dalam COBIT PAM memberikan dasar untuk menentukan apakah atribut proses telah dicapai atau belum. Pada tingkat kapabilitas 1, indikator adalah spesifik untuk setiap proses. Level 1 membahas secara khusus 'isi rinci' dari 37 proses COBIT 5. Pada tingkat kapabilitas 2 5, penilaian kapabilitas didasarkan pada indikator kinerja proses umum. Disebut umum karena berlaku di semua proses, namun berbeda dari satu tingkat kemampuan ke tingkat lainnya. Setiap atribut dinilai menggunakan rating scale standar yang didefinisikan dalam standar ISO / IEC seperti pada Tabel 2 (ITGI, 2012) Penelitian Terkait Penelitian terkait analisa e-government pernah dilakukan oleh Titus Kristanto dkk (2016) dengan judul Analisa Tingkat Kematangan e-government Menggunakan Framework COBIT 5 (Studi Kasus: Dinas Perdagangan dan Perindustrian Kota Surabaya). Penelitian tersebut dilakukan pada Dinas Perdagangan dan Perindustrian Kota Surabaya yang menerapkan sistem e-government dalam memberikan pelayanan izin usaha 148 sampai memberikan informasi kepada masyarakat. Hasil pengukuran tingkat kematangan pada domain DSS05, APO13 dan MEA01 berada pada level 3 (Establised Process), sedangkan domain DSS04 dan APO01 berada pada Level 2 (Managed Process). Analisa model kematangan tata kelola TI pada Pemerintah Kota Salatiga yang dilakukan oleh Tambotoh dan Latuperisa (2014) menggunakan COBIT 4.1 pada 18 sub-domain menghasilkan tingkat kematangan berada pada Level 1 (Initial / Adhoc). Penelitian dengan judul Kajian Evaluatif Tata Kelola Teknologi Informasi Pada Lembaga Pemerintahan (Studi Kasus: Pemerintah Kota Salatiga) juga memberikan rekomendasi perbaikan untuk tata kelola TI Pemerintah Kota Salatiga yang lebih baik 1.3 Metodologi Penelitian Penelitian ini menggunakan metode deskriptif kualitatif dengan melakukan studi pendahuluan terlebih dahulu untuk mendapatkan gambaran yang jelas mengenai objek penelitian. Hasil dari penelitian ini yaitu rekomendasi yang disusun berdasarkan kondisi tata kelola e-government Pemerintah Kota Salatiga saat ini, kemudian diukur menggunakan COBIT 5 Process Assessment Model. Data primer yang didapat dari wawancara dan data sekunder yang didapat dari dokumen terkait akan dianalisa untuk mendapatkan gambaran kondisi tersebut. Objek penelitian ditentukan menggunakan tabel RACI pada COBIT 5. Ruang lingkup penelitian dibatasi dengan pengukuran tingkat kapabilitas hanya dilakukan pada domain APO mengacu pada latar belakang masalah. Penelitian dibagi menjadi 5 tahapan. Tahap I dimaksudkan untuk mendapatkan gambaran mengenai objek penelitian. Masukan yang dibutuhkan dalam tahap ini yaitu visi dan misi Pemerintah Kota Salatiga yang berkaitan dengan penerapan e-government. Hasil akhir dari tahap ini yaitu gambaran tujuan organisasi dalam penerapan e-government di Pemerintah Kota Salatiga. Untuk mendapatkan hasil tersebut, dilakukan proses studi literatur pada dokumen Rancangan Pembangunan Jangka Menengah Daerah Tahap II dimaksudkan untuk menyeleraskan tujuan bisnis organisasi dengan tujuan TI organisasi. Masukan yang diperlukan dalam tahap ini yaitu tujuan organisasi, sementara keluarannya yaitu IT Process pada domain APO. Untuk mendapatkan keluaran tersebut, dilakukan proses Goals Cascading dengan panduan COBIT 5. Langkah langkah yang dilakukan yaitu memetakan tujuan bisnis organisasi ke dalam 4 perspektif enterprise goals (EG) menggunakan Balanced Scorecard sehingga didapatkan EG terpilih, hasilnya dipetakan ke dalam IT Related Goals (ITRG) menggunakan IT Balanced Scorecard, ITRG terpilih dipetakan ke dalam IT Process berdasarkan Appendix C pada COBIT 5 : Enabling Processes. Tahap III dimaksudkan untuk mendapatkan data yang dibutuhkan mengenai gambaran kondisi e-government saat ini. Masukan yang diperlukan yaitu IT Process yang terpilih pada tahap II, serta Tugas Pokok dan Fungsi OPD Kota Salatiga. Hasil dari tahap ini adalah ada tidaknya output work product, base practices, dan generic work product. Langkah langkah yang dilakukan untuk mendapatkan hasil tersebut yaitu menentukan narasumber menggunakan RACI chart berdasarkan Tugas Pokok dan Fungsi pada tiap IT Processes, menyusun panduan wawancara dan melakukan wawancara kepada narasumber. Tahap IV dimaksudkan untuk mendapatkan gambaran kondisi e-government saat ini. Masukan yang diperlukan yaitu hasil wawancara dan Process Assessment Model (PAM) : using COBIT 5. Hasil dari tahap ini yaitu tingkat kapabilitas tiap IT Process. Langkah langkah yang dilakukan mengacu pada Self-assessment Guide : Using COBIT 5, yaitu menentukan IT Process mana saja yang memenuhi tingkat 1 dengan cara menilai pencapaian output work product dan best practice, menentukan kapabilitas tingkat 2 5 dengan menilai pencapaian generic work product (ITGI, 2012). Tahap V dimaksudkan untuk menghasilkan rekomendasi perbaikan. Masukan yang diperlukan yaitu tingkat kapabilitas tiap IT Process. Hasil dari tahap ini yaitu rekomendasi perbaikan. Untuk mendapatkan hasil tersebut, langkah langkahnya yaitu menentukan kondisi yang akan dicapai, melakukan analisis kesenjangan dan menyusun rekomendasi perbaikan. 2. PEMBAHASAN 2.1 Goals Cascading Salah satu dari sembilan misi Pemerintah Kota Salatiga yaitu meningkatkan kualitas pelayanan publik dan mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik (good governance). Sasaran dari misi tersebut adalah: a. Sasaran 1 : meningkatkan kepuasan masyarakat atas pelayanan publik pada unit unit pelayanan publik. b. Sasaran 2 : meningkatkan keterbukaan informasi publik dan penerapan teknologi informasi dalam penyelenggaraan pemerintahan. c. Sasaran 3 : meningkatnya profesionalisme dan kompetensi sumber daya ASN (Aparatur Sipil Negara). d. Sasaran 4 : meningkatnya partisipasi dan akuntabilitas kinerja birokrasi pemerintahan. Sasaran tersebut kemudian diterjemahkan Dinas Komunikasi dan Informatika ke dalam program dan kegiatan dalam Rencana Strategis dan Rencana Kerja yang dilengkapi dengan indikator kinerja. 149 Untuk menyelaraskan tujuan teknologi informasi dengan tujuan Pemerintah Kota Salatiga dilakukan Goals Cascading. Pertama, sasaran Pemerintah Kota Salatiga dipetakan ke dalam COBIT 5 Enterprise Goals. Pemetaan tersebut ditunjukkan pada Tabel 3. Tabel 3. Enterprise Goals Perspektif Kode COBIT 5 Enterprise Goals Tujuan Bisnis Organisasi Financial EG05 Financial Transparency Sasaran 3 Customer EG06 Customer-oriented service culture Sasaran 1 EG07 Business service continuity and availability Sasaran 2 Internal EG15 Compliance with internal policies Sasaran 3 Learning & Growth EG16 Skilled and motivated people Sasaran 4 Kedua, Enterprise Goals terpilih dipetakan ke dalam IT Related Goals berdasarkan Appendix B pada A Business Framework for the Governance and Management of Enterprise IT. Pemetaan tersebut ditunjukkan pada tabel 4 dan tabel 5. Ketiga, IT Related Goals terpilih dipetakan ke dalam IT Process berdasarkan Appendix C pada A Business Framework for the Governance and Management of Enterprise IT. Pemetaan tersebut ditunjukkan pada Tabel 6 dan IT Process terpilih ditunjukkan pada Tabel 7. Tabel 4. IT Related Goals EG Kode ITRG EG05 ITRG06 EG06 ITRG01, ITRG07 EG07 ITRG04, ITRG10, ITRG14 EG15 ITRG02, ITRG10, ITRG15 EG16 ITRG16 Tabel 5. IT Related Goals Terpilih Kode ITRG ITRG ITRG01 Alignment of IT and business strategy ITRG02 IT compliance and support for business compliance with external laws and regulations ITRG04 Managed IT-related business risk ITRG06 Transparency of IT costs, benefits and risk ITRG07 Delivery of IT services in line with business requirements ITRG10 Security of information, processing infrastructure and applications ITRG14 Availability of reliable and useful information for decision making ITRG15 IT compliance with internal policies ITRG16 Competent and motivated business and IT personnel Tabel 6. IT Processes Kode ITRG IT Process ITRG01 EDM01, EDM02, APO01, APO02, APO03, APO05, APO07, APO08, BAI01, BAI02 ITRG02 APO01, APO12, APO13, BAI09, DSS05, MEA02, MEA03 ITRG04 EDM03, APO10, APO12, APO13, BAI01, BAI06, DSS01, DSS02, DSS03, DSS04, DSS05, DSS06, MEA01, MEA02, MEA03 ITRG06 EDM02, EDM03, EDM05, APO06, APO12, APO13, BAI09 ITRG07 EDM01, EDM02, EDM05, APO02, APO08, APO09, APO10, APO11, BAI02, BAI03, BAI04, BAI06, DSS01, DSS02, DSS03, DSS04, DSS06, MEA01 ITRG10 EDM03, APO12, APO13, BAI06, DSS05 ITRG14 APO09, APO13, BAI04, BAI10, DSS03, DSS04 ITRG15 EDM03, APO01, MEA01, MEA02 ITRG16 EDM04, APO01, APO07 Tabel 7. IT Processes Terpilih Kode IT Process APO01 Manage the IT management framework APO02 Manage strategy APO03 Manage enterprise architecture APO05 Manage innovation APO06 Manage portfolio APO07 Manage Human Resources APO08 Manage relationship APO09 Manage service agreements APO10 Manage supplier APO11 Manage quality APO12 Manage risk APO13 Manage security 150 2.2 Narasumber Untuk mengetahui kondisi Pemerintah Kota Salatiga, maka perlu menentukan narasumber yang akan memberikan informasi tersebut. Daftar narasumber berdasarkan tugas pokok dan fungsi serta RACI tiap IT Processes pada COBIT 5 ditunjukkan dalam Tabel 8. Tabel 8. Fungsional COBIT 5 dan Fungsional Organisasi No Fungsional COBIT Fungsional Organisasi 1. Chief Executive Officer Badan Perencanaan, Penelitian dan Pengembangan Daerah (Bapelitbangda) 2. Chief Financial Officer Badan Keuangan Daerah (BKD) 3. Chief Operating Officer Bagian Pembangunan 4. Chief Risk Officer Badan Perencanaan, Penelitian dan Pengembangan Daerah (Bapelitbangda) 5. Chief Information Officer Dinas Komunikasi dan Informatika 6. Chief Information Security Officer Dinas Komunikasi dan Informatika 7. Business Executives Bagian Pembangunan 8. Strategy (IT Executive) Committee Bagian Pembangunan 9. Architecture Board Badan Perencanaan, Penelitian dan Pengembangan Daerah (Bapelitbangda) 10. Value Management Office Bagian Pembangunan 11. Service Manager Dinas Komunikasi dan Informatika 2.3 Hasil Wawancara kepada narasumber dilakukan untuk mendapatkan data primer dengan instrumen panduan wawancara yang berisi daftar aktivitas pada tiap management practice untuk semua IT Process terpilih. Hasil wawancara berupa ada tidaknya aktivitas tersebut dalam Pemerintah Kota Salatiga diperkuat dengan penjelasan mengenai aktivitas atau proses. Hasil tersebut digunakan untuk menghitung tingkat kapabilitas pada tiap IT Processes. Base practice (BP) untuk proses menyediakan definisi tugas dan kegiatan yang diperlukan untuk menyelesaikan tujuan proses dan memenuhi outcomes proses. Setiap BP secara eksplisit berhubungan dengan sebuah outcomes (ITGI, 2012). Sehingga, kapabilitas tiap IT Process pada level 1 merupakan persentase terpenuhinya outcome. Persentase outcome didapatkan dari persentase dilakukannya management practice. Atau mengikuti Persamaan (1), Persamaan (2) dan Persamaan (3). aktivitas management _ practice 100% (1) total _ aktivitas persentase _ BP outcome 100% (2) total _ BP persentase _ outcome IT _ process 100% (3) total _ outcome APO01-Manage IT Management Framework Outcomes dari proses ini yaitu kumpulan kebijakan didefinisikan dan ditegakkan; serta setiap orang sadar akan kebijakan tersebut dan bagaimana mereka harus menerapkannya (ITGI, 2012). Pemerintah Kota Salatiga telah memiliki lembaga pengelola TIK, yaitu Dinas Komunikasi dan Informatika yang peran dan tanggung jawabnya dijelaskan dalam Peraturan Walikota Salatiga Nomor 38 Tahun Dalam Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) Pemerintah Kota Salatiga , mengenai urusan komunikasi dan informatika disebutkan dalam misi kesembilan, yaitu meningkatkan kualitas pelayanan publik dan mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik (good governance). Fungsi TI telah ditempatkan dalam proses perencanaan, operasional, pengawasan dan evaluasi, namun belum didukung dengan adanya kebijakan dan
Search Related
Similar documents
View more...
We Need Your Support
Thank you for visiting our website and your interest in our free products and services. We are nonprofit website to share and download documents. To the running of this website, we need your help to support us.

Thanks to everyone for your continued support.

No, Thanks